弥生会計データの受け渡し

弥生会計データの受け渡し

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弥生会計データの受け渡し

弥生会計のデータの受け渡し方法は多数ありますが、弥生会計のマスタデータそのものを受け渡す方法を採ることができます。
この方法による場合、会社又は税理士事務所等でデータが複数個保有する必要はなく、単純なマスタデータのやり取りで一つの会計データを受け渡しすることができます。また、会社において、常に最新のデータを保有することになるため、タイムリーに自社の会計数値を把握することができます。
これらの理由から弊事務所はで、弥生会計のマスタデータそのものの受け渡しを行っています。
手順は、下記の通りです。
①弥生会計データの圧縮(会社)
②弥生会計データのメール送信(会社)
③弥生会計データのメール受信(税理士事務所)
④弥生会計データの修正(税理士事務所)
⑤弥生会計データのメール送信(税理士事務所)
⑥弥生会計データのメール受信(会社)
⑦弥生会計データの更新(会社)

 

弥生会計データのメール送信(データの圧縮)

まず、弥生会計の会計データは、『ドキュメント』(又は『マイドキュメント』)⇒『Yayoi』⇒『弥生会計10データフォルダ』(又は『弥生会計11データフォルダ』など)に保管されています。下図の青色のタグのファイルが弥生会計のデータファイルですので、このファイルを受け渡し又は更新することで会社の弥生会計のデータを最新のものとすることができます。

 

 

次に会計データの送信方法ですが、メールソフトの性能によってデータ量が多いため送信できない可能性がありますので、一旦ファイルを圧縮する必要があります。
ファイルの圧縮は、送信したいファイルを右クリックし、開いたリストから『送る(N)』をクリックし、『圧縮(zip形式)フォルダ』をクリックすることで行います。

 

 

会計データの圧縮の処理を行うと、下図のように弥生会計のデータとは別に、送信用に圧縮された弥生会計データを含むファイルが作成されます。この送信用の圧縮ファイルを送信することで最新の会計データが送信先に渡されることになります。

 

 

会計データの送信にはメールソフトを使用しますが、一旦メールを作成し、そのメールに先程作成した送信用の圧縮ファイルを添付し、送信することによりおこなります。データの添付は、『ドキュメント』(又は『マイドキュメント』)⇒『Yayoi』⇒『弥生会計10データフォルダ』(又は『弥生会計11データフォルダ』など)に保管されている圧縮ファイルをクリックし、メールまでドラッグして離すことにより簡単に行うこともできます。

 

 

弥生会計データのメール受取、更新

弥生会計のデータをメール送信した後、送信先の税理士事務所でデータを更新された場合、最新の会計データは税理士事業所が保有していることになりますので、その最新データを受取らないと会計データを追加で入力することができません。

 

なぜなら、会計データを税理士事業所で修正されている場合、会社が保有するデータは古いデータとなってしまっているので、追加で会計データを入力したとしてもそれが税理士事業所で保有している最新データには反映されないからです。

 

会計データはどちらが最新の会計データを保有するか考えながらデータを受け渡ししておかないと無意味に会計データを入力してしまい、二度会計データを入力することになったり、不完全な会計データが作成されることになります。

 

弥生会計データの最新のデータの受取り方法は、下記の通りです。

 

メールにより会計データを受信した場合、メールを開き、添付されている圧縮ファイルをダブルクリックで開きます。

 

 

圧縮ファイルを開くと、送信時に作成したように圧縮ファイルの中に会計データのファイルが含まれているので、このファイルを取り出します。取りだした会計データは、会社のパソコン内に保管するため、保有している古い会計データを更新します。更新の方法は、圧縮ファイル内のデータをクリックし、『ドキュメント』(又は『マイドキュメント』)⇒『Yayoi』⇒『弥生会計10データフォルダ』(又は『弥生会計11データフォルダ』など)に保管されている古い会計データの上までドラッグしてきた上で、離すことによりデータは最新のデータへと更新されます。圧縮ファイル内の会計データファイルをコピーして、『ドキュメント』(又は『マイドキュメント』)⇒『Yayoi』⇒『弥生会計10データフォルダ』(又は『弥生会計11データフォルダ』など)に貼りつけても同じ結果となります。

 

 

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この際に、余分なデータが弥『生会計10データフォルダ』(又は『弥生会計11データフォルダ』など)にある場合は、削除しておいてください。通常、弥生会計10データフォルダ(又は『弥生会計11データフォルダ』など)内には、上図の通り、backupファイルと貴社の弥生会計データファイル一つとなるはずです。たとえば、送信時に使用した圧縮ファイルがある場合削除します。圧縮ファイルはメール送信のために、会計データを圧縮したファイルで会計ソフトが読み込む会計データとは異なります。余分なファイルは削除し、分かりやすい状態に保っておくことが後々の問題を防ぐために必要となります。

 

最後に、会計デーが修正されているかどうか確認するために、記帳月の当期純損益金額が増減していることを確認しておくことも必要です。

 

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